■第15段　なぜパソコンを使うのか
　（テーマ　パソコンで情報活用する）　平成１４年５月６日

●「ビジネス＝情報処理」である

　箸、エンピツという道具は、自分の能力を高めるために使うものだ。パソコンも同じである。パソコンは情報処理という道具であり、「ビジネス＝情報処理」だとわかっていないと、パソコンを使う意味が理解できない。

　たとえば営業を考えてみよう。営業でもっとも重要なことは、お客さんから注文をもらうことだ。すなわち、注文という情報をもらうことになる。その手段としては、口頭、電話、ファックス、電子メールがある。

　この中で一番効率が悪いのが、自分が客先に赴くこと。次に悪いのが、相手に時間を拘束される電話。ある程度効率がいいのが、届くだけのファックス。電子メールのほうがもっと効率がいい。電子情報だから加工できる。24時間受けられて、紙もいらない、常時接続ならば料金も気にしなくていい。こうして見ると、パソコンが自分の情報処理能力を延長した道具であることがわかる。

　注文書が届き、出荷するのは結果である。売上げ、請求も同じく結果。注文を受けることが、もっとも大切なことであり、それは情報といえる。

　パソコンはいろいろな情報処理ができるが、どう情報処理化するかはユーザーが考えなければいけない。たとえば、表計算ソフト「Excel（エクセル）」の使い方はパソコンスクールで学ぶことはできても、ビジネスにどう活かすかまでは教えてくれない。

　だからこそ、ビジネスに早くパソコンを取り込んで、有効活用していき、社内の資源を蓄積した会社ほど経営効率がよくなる。早くバソコンに馴染んで、その使い方のノウハウをつくっていった会社とつくらない会社では、圧倒的な時間的な差異が生じる。

　パソコンを使えない経営者と使える経営者を考えてみよう。パソコンを使えない経営者は、仕事がいっぱいだとアップアップして、人を雇う。一方、パソコンを使える経営者だと、パソコンで業務を効率化する方法を考える。どちらがラクに儲けられるだろうか？　答えは簡単。パソコンである。しかし、パソコンの情報処理を何のソフトで使い、どのような方法でやっていくかは、やってみないとわからない。

●名刺管理も情報管理である

　私の会計事務所では、名刺管理と宛名ラベルの作成のために、「筆まめ」を使っている。「筆まめ」は、はがき・宛名印刷ソフトウェアであり、名刺管理をどのような方法でやっていくかは、使って、研究しなければならない。

　これまでいただいた名刺は3,000件ぐらいある。この量になると、名刺ホルダーでは管理するのは不可能である。「A社の山本さんに、これを郵送して」という頼み方は、名刺ホルダーではムリだ。山本さんだけでも数十人いるから、住所が探せない。名刺データがすべて「筆まめ」に入っているから、検索すればすぐわかり、数分後には郵便が出せるわけだ。

　このように名刺管理のひとつをとっても情報管理であり、ビジネスに関係する事柄はすべて情報処理、情報管理といえる。ただし先述したように、急にはパソコンは使いこなせない。そのため、早くパソコンを使って熟練し、効率のいい作業を行っていくことが必要なのだ。競争が厳しい時代は、経費削減をしていかないと生き残れない。経費削減をして効率化するためにパソコンは、会社経営上不可欠といえる。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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