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第272段 文書になると仕事が正確になる
 (
テーマ パソコンで情報活用する) 平成19年4月9日

やりとりが、文書ベースになる利点

 電子メールを使うことで、仕事が文書ベースになる。そうすると、「打診→見積もり→受注→納品」という仕事の流れがすべて文書に残っている。受注後、時間がしばらく空いて、仕事にとりかかることはよくある。

 その際、指示や要望など、すべてのやりとりを改めて見ることができるのは非常に便利だ。お客さんの意向に沿うように何度も読むことで、仕事が正確になる。仕事はコミュニケーションから始まる。きちんとお客さんとコミュケーションをとろうとすると、メール中心になる。

 連絡手段が電話中心だったときには、忘れたり、メモがどこかにいったりして、過去に遡るのが困難だった。メールであれば、検索すれば一瞬で終わる。

メールでは、文章力と読解力が明らかになる

 数人に依頼するのもメールだと簡単だ。同時に数人へ送ることも、それをコピー&ペーストして別メールにすることもできる。このことがわかっていないとメールするのが面倒になり、電話で済ませてしまう。

 電話で伝えるのは簡単だが、メールは文章力がいる。日々メールを書くことで、その力が鍛えられる。文章力とは、主旨やポイントを正確に伝える文章を書けるということ。難解や曖昧ではなく、単純明快な文章のことだ。難解や曖昧な文章では、相手にいいたいことが伝わらない。

 たとえば、5人に同じ指示をメールで送り、狙いどおりに5人とも仕事が上がってこなければ、指示した者の文章力がないということになる。5人中2人の仕上がりが良く、2人が指示どおりで平均点。指示を守らず平均点以下であれば、2人の能力が高いことがわかる。

 また、同じ文書を送っても、質問が多い人、何の質問もなく、指示以上の仕事をする人がいる。メールでは相手の読解力を含めた能力が、明らかになるのである。


 文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
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(一言)

 国語の大切さが、身に沁みる。






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