■第262段　１回で仕事を終わらせる
　（テーマ　バックオフィスを効率化する）　平成１９年１月２９日

●場当たり主義では、スピード経営はできない

　事務処理のスピードを上げるためには、「１回で仕事を終わらせる」ことである。それがヒトを効率的に使う最善策であり、第261段で説明したようにスピード経営の肝となる。修正なしで１回で上げるためには、実際に仕事をする従業員とその上司が効率を考えることが大切だ。効率を考えるとは、段取りを考えるということである。段取りを考えられる従業員は優秀である。

　身近な例でいえば、「どこかに行く」を考えてみよう。
　１．住所だけをメモしていったところ、迷い、約束の時間に遅刻した
　２．正確な地図を持参して、早めに出かけた。約束の10分前に到着した
　効率を考えない従業員は１を行いやすく、効率を重視する従業員は２のように事前準備に時間をかける。

　実際に仕事をする従業員が優秀でも、その上司が大まかに指示していたら、何度も修正しなければならない。部下に指示するときには、きちんと事前準備に時間をかけて、意思の疎通のないように細かい指示を出すことである。

　社長が直接仕事をする従業員に細かく指示を出せれば、「１回で仕事を終わらせる」ことができるが、組織が大きくなればなるほど、社長と現場の間にたくさんの人が介在し、社長の指示が正確に末端まで伝わりにくくなる。間違って伝わっていたら、「１回で仕事を終わらせる」ことができない。

　もっともコスト増となり、利益減となるのは、社長が場当たり主義で何も計画せず、その場の思いつきで指示を出すことだ。全従業員が振り回され、ムダな時間が増える。社長が何も考えなくて決断が速いのは、スピード経営ではない。考えることを放棄している社長は、会社を背負っているという責任感が欠如している。

●社長は日々考えて、同時に考える本数を増していく

　事務処理の速度を上げるには、社長が事前準備に時間をかけて考え、細かい指示書にすることである。マニュアルにしていけば、１回で仕事を終わらせることができ、それが会社の仕組みになる。

　会社の仕組みといっても、たとえばブランド戦略ひとつをとっても、広告はどうする？　Ｗｅｂサイトは？　など、考えなければならないことは無数に上り効率的な方法も変化している。

　ＩＴの進化とともに誕生した良質なモノやサービスの情報収集をしながら、社長は１つひとつの仕事について、「いかに速めるか」を考え、実行していくことがスピード経営である。社長が同時に考えられる本数が多ければ多いほど、コストダウン＆短納期ができる。突然、同時に考えることはできないが、日々考えていれば、どんどん本数は増えていく。マルチタクスで100本ぐらいを同時に考えられるぐらいまで鍛えることはできる。

　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

（一言）

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