■第638段　コミュニケーション系から着手
　（シリーズ　仕事の順番）　令和元年１２月２日

●まず電話、次にメール

　仕事で優先順位が高いのは、コミュニケーションに関わることだ。結論からいうと、１番目は「電話」、２番目が「メール」、３番目が「相談と指示」になる。４番目はコミュニケーション系を離れ、「自分の事務仕事」だ。この基本的な順番を守れない人が多い。頭を働かせて考えないと、４番目の事務仕事を最優先にしてしまう。

　日頃から正しい順番を理解し、実践しなければ、困ったトラブルがやたら発生することになる。「電話連絡が遅かったせいで店の予約が思うようにとれない」といったトラブルは、新人のうちはまだ許されるかもしれない。しかし、例えば、会社の代表である私が日常的に同様のミスを犯したら、お客さんとのトラブルが多発してブラック企業街道を爆進し、間違いなく事務所は倒産してしまう。

●正しい順番を常に意識する

　この優先順位は、時間がかからない順に１から３になっている。「メールが先の方がいい気がする」「相談や指示が優先されるのでは」と思うかもしれないが、かかる時間が一番短いのは、どう考えても電話だ。メールは電話より時間を要するし、相談や指示にはもっと時間がかかる。
　いつも順番を意識して、注意しながらアクションを起こすべきである。自分も含め、これは意識しないと決してできないことで、完璧に実践するのは非常に難しい。

　なぜ、意識する必要があるのか。店の予約の例でいうと、年末に予約の電話をすべきだった新人は、バタバタとして慌ただしく、面倒だからしなかったわけだ。人とコミュニケーションをとったり、連絡してお願いしたりする行為は実際、めんどくさい。
　人と交渉するには頭を使わなくてはいけない。人間は頭を使わないのが一番楽である。体が疲れて大変なのとは別の意味で、頭を使えば使うほど、面倒で疲弊する。だから、頭を使わずに無意識に行動すると、４→３→２→１と逆の順番になり、仕事が破綻する。簡単な事務仕事を先にやる人が圧倒的に多いが、意識して習慣づけないと、正しい順番は身につかない。


　文責　山田　咲道　公認会計士・税理士
　中央区の税理士　エース会計事務所　会社設立できる公認会計士　東京都

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