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第638段 コミュニケーション系から着手
 
シリーズ 仕事の順番) 令和元年12月2日

●まず電話、次にメール

 仕事で優先順位が高いのは、コミュニケーションに関わることだ。結論からいうと、1番目は「電話」、2番目が「メール」、3番目が「相談と指示」になる。4番目はコミュニケーション系を離れ、「自分の事務仕事」だ。この基本的な順番を守れない人が多い。頭を働かせて考えないと、4番目の事務仕事を最優先にしてしまう。

 日頃から正しい順番を理解し、実践しなければ、困ったトラブルがやたら発生することになる。「電話連絡が遅かったせいで店の予約が思うようにとれない」といったトラブルは、新人のうちはまだ許されるかもしれない。しかし、例えば、会社の代表である私が日常的に同様のミスを犯したら、お客さんとのトラブルが多発してブラック企業街道を爆進し、間違いなく事務所は倒産してしまう。

●正しい順番を常に意識する

 この優先順位は、時間がかからない順に1から3になっている。「メールが先の方がいい気がする」「相談や指示が優先されるのでは」と思うかもしれないが、かかる時間が一番短いのは、どう考えても電話だ。メールは電話より時間を要するし、相談や指示にはもっと時間がかかる。
 いつも順番を意識して、注意しながらアクションを起こすべきである。自分も含め、これは意識しないと決してできないことで、完璧に実践するのは非常に難しい。

 なぜ、意識する必要があるのか。店の予約の例でいうと、年末に予約の電話をすべきだった新人は、バタバタとして慌ただしく、面倒だからしなかったわけだ。人とコミュニケーションをとったり、連絡してお願いしたりする行為は実際、めんどくさい。
 人と交渉するには頭を使わなくてはいけない。人間は頭を使わないのが一番楽である。体が疲れて大変なのとは別の意味で、頭を使えば使うほど、面倒で疲弊する。だから、頭を使わずに無意識に行動すると、4→3→2→1と逆の順番になり、仕事が破綻する。簡単な事務仕事を先にやる人が圧倒的に多いが、意識して習慣づけないと、正しい順番は身につかない。


 文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
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