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■第647段 郵便物はできるだけ早く仕分けする
（シリーズ 仕事の順番） 令和２年５月４日
●メールボックスをなぜ見ない？
エース会計事務所のルールとして、日中に届いた郵便物は本人に直接渡し、夕方５時過ぎや土日は個人のメールボックスに入れるというものがある。人数が増えると、メールボックスで仕分けしていかないと大変だ。だから、自分のメールボックスを毎朝見るのは言われなくても当たり前の常識なのだが、驚くべきことにチェックしない人がいる。
そのことが原因で、以前、うちの事務所でひどい事例があった。
お客さんからの郵便物を週末に会社にいた私がたまたま受け取った。土曜日なので当然、担当者のメールボックスに入れる。一週間くらい経ち、「お客さんからの資料がまだ来ていません」と担当者が私に相談してきたので、「先週の土曜日に私がメールボックスに入れた」と伝えた。
メールボックスには当然、郵便物がどんどん貯まる。それを確認せず、お客さんとコミュニケーションもとらず、まず私に進言してきたから呆れてしまう。先にお客さんに確認していれば、「１週間前に出しているから着いているはずだ」と言われて気づくものだが、それもやらない。ただ、「資料が来ないんだけど、どうしましょう」と私に言ってくる。お客さんとコミュニケーションをとる気がないのだ。
●事故を起こしてからでは遅い
一度事故を起こすと、ようやくメールボックスを見るようになる。失敗して懲りたために見始める人と、コミュニケーションを高めようと自ら一生懸命見ている人は、行為は一緒でも次元が別だ。前者は懲罰的に怖いから、いやいややっているだけである。事故を起こしても見ないとなったら最悪だ。
メールボックスの扱いでは、過去何人もの新入社員が失敗をしでかしている。今回の事例のときは受け取ったのが私だったから発覚したが、現実を見ずに事故を起こしてしまっているケースはたくさんある。
自分に来ている郵便物が早く仕分けできないということは、コミュニケーションレベルが落ちるということだ。そのことに気づかなくてはならない。
文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
中央区の税理士 エース会計事務所 会社設立できる公認会計士 東京都
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