|
■第771段 PDF化を推進する
（テーマ バックオフィスを効率化する） 令和７年７月７日
●PDFの利点
PDFの活用は、現代の事務作業において非常に重要だ。エース会計事務所でも、この10年ほどで書類のデジタル化を進めており、お客様に送る申告書などの重要書類は、すべてPDFで提供している。
PDFの利点は、紙の書類をそのまま電子化することで、パソコン上で簡単に情報を共有できる点にある。これにより、過去のデータにも容易にアクセスでき、業務効率が大幅に向上する。将来に参照する可能性がある書類は、できる限りPDFで保存することが、効率的な業務運営の鍵となる。ただし、紙の書類からPDFを作成するため、紙の削減には直接つながらない。
●データの保全性
PDFのもう一つの大きな利点は、その保存性の高さである。ExcelやWordといったオフィスソフトのデータ形式は、バージョンアップによって将来的に閲覧できなくなる可能性があるが、PDFはその点で優れている。PDF形式は保存用フォーマットであるため、長期的なデータ保全が可能だ。また、ネットワーク上にPDFデータを保存しておけば、紙の書類を保管するスペースも不要となり、事務所を効率的に運用できる。
税務に関しては、消滅時効の期間が7年間と定められており、法人税申告の帳簿や取引関連の書類は7年間の保存が法人税法で義務付けられている。当事務所では、正式な申告書は永久保存している。お客様の申告関係書類は膨大な量になるため、事務所ではなく倉庫に保管することもあるが、過去の書類を参照する際にPDFで整理されていると非常に便利だ。たとえ整理されていなくても、データとして残っているだけで助かる。
書類を撮影して保存する方法もあるが、jpg形式はデータサイズが大きく、ファイルサーバーに負担をかける。コピー機にスキャナ機能が搭載されていれば、紙の書類を簡単にPDF化できるため、今後もPDFを活用したデータ管理が求められるだろう。
文責 山田 咲道 公認会計士・税理士
中央区の税理士 エース会計事務所 会社設立できる公認会計士 東京都
よろしければ、ぜひご購読をお申し込み下さい（Presented By  ）
サイト内検索
〒１０４−００４５
東京都中央区築地２丁目１１番９号ＲＢＭ築地駅前ビル６階（地図）
ＴＥＬ ０３−３５１６−８９４１ ＦＡＸ ０３−６７４０−１３２８
Ｅ−Ｍａｉｌ ace@jobtheory.com
ＵＲＬ https://www.jobtheory.com/
会社経営とは 戦う経営ブログ 社長の道！『仕事の徒然草』
前段へ 次段へ
TOP サイト内検索 テーマ別 日付順（Ｎｏ順） 最新号
|
